Nhóm mặc định & Nhóm kế toán
Trong ứng dụng Giao Việc Nhanh, bạn có thể thiết lập các tính chất đặc biệt cho phòng ban để tối ưu hóa quy trình làm việc và phân quyền nhanh chóng. Hai thiết lập quan trọng nhất là Nhóm mặc định và Nhóm kế toán.
1. Nhóm mặc định là gì?
Nhóm mặc định là nhóm "ưu tiên" nhất trong công ty của bạn. Mỗi công ty chỉ có thể có duy nhất một nhóm mặc định.
Lợi ích khi thiết lập:
- 🚀 Tự động chọn khi giao việc: Khi bạn tạo một công việc mới, hệ thống sẽ tự động chọn nhóm này làm nhóm thực hiện. Bạn không cần phải chọn lại thủ công mỗi lần giao việc.
- 🔝 Ưu tiên hiển thị: Nhóm mặc định sẽ luôn xuất hiện ở vị trí đầu tiên trong danh sách phòng ban và các bộ chọn để bạn tìm thấy nhanh nhất.
Hãy đặt Nhóm mặc định cho phòng ban nào có tần suất nhận việc nhiều nhất trong công ty (ví dụ: Phòng Kỹ thuật hoặc Phòng Giao hàng).
2. Nhóm kế toán là gì?
Nhóm kế toán là một thiết lập đặc thù giúp phân quyền nhanh chóng. Khi một phòng ban được đặt là "Nhóm kế toán", toàn bộ thành viên trong nhóm đó sẽ được hệ thống cấp các đặc quyền sau:
Quyền hạn trên Web Dashboard:
- 📊 Xem báo cáo tài chính: Truy cập module Kế toán để xem tổng hợp doanh thu, biểu đồ tăng trưởng theo ngày/tháng/năm.
- 📑 Danh sách thanh toán: Xem toàn bộ các ca việc đã hoàn thành đi kèm với số tiền thu hộ (COD) hoặc phí dịch vụ.
- 📝 Cập nhật số liệu: Thành viên nhóm kế toán có quyền chỉnh sửa Số tiền thực thu và đánh dấu Đã thanh toán cho từng ca việc để chốt sổ.
- 📈 So sánh kỳ trước: Hệ thống cung cấp công cụ so sánh doanh thu với kỳ trước đó để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Vì nhóm này có quyền can thiệp vào dữ liệu tiền tệ và báo cáo doanh thu, bạn chỉ nên thiết lập "Nhóm kế toán" cho bộ phận kế toán hoặc ban giám đốc.
3. Hướng dẫn thiết lập
Quy trình thiết lập cực kỳ đơn giản với 3 bước thao tác trực quan:
Bước 1: Truy cập mục Công ty
Mở ứng dụng Giao Việc Nhanh, tại thanh menu dưới cùng (Tab bar), bạn chọn biểu tượng Công ty.
Bước 2: Vào danh sách Phòng ban
Trong màn hình quản lý, bạn tìm đến mục Phòng ban nằm trong khối Quản lý.
Bước 3: Thiết lập trạng thái Đặc biệt
Trong danh sách phòng ban, bạn thực hiện cử chỉ Bấm giữ (Long press) vào tên phòng ban cần thiết lập (ví dụ: "Kỹ thuật"). Một bảng thông báo sẽ hiện ra với các tùy chọn:
Sau khi hoàn tất, phòng ban sẽ hiển thị nhãn (badge) Mặc định hoặc Kế toán tương ứng trong danh sách để bạn dễ dàng theo dõi.
Các câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hỏi: Tôi có thể đặt một nhóm vừa là mặc định vừa là kế toán không?
Trả lời: Được. Bạn có thể thực hiện thao tác đặt cả hai tính chất này cho cùng một nhóm.
Hỏi: Khi tôi đặt nhóm mới làm mặc định, nhóm mặc định cũ sẽ như thế nào?
Trả lời: Hệ thống sẽ tự động gỡ trạng thái mặc định của nhóm cũ. Tại mỗi thời điểm, chỉ có duy nhất một nhóm được mang nhãn "Mặc định".
Hỏi: Làm sao để gỡ trạng thái mặc định hoặc kế toán?
Trả lời: Hiện tại để gỡ, bạn hãy đặt một nhóm khác làm mặc định hoặc kế toán, trạng thái ở nhóm cũ sẽ tự động được xóa bỏ.
Xem thêm: