Chuyển tới nội dung chính

Tổng quan Ca làm việc

Tính năng Ca làm việc giúp thu ngân kiểm soát chính xác lượng tiền mặt trong két theo từng ca bán hàng. Mỗi ca ghi nhận đầy đủ tiền đầu ca, tiền bán hàng, các khoản thu/chi phát sinh và tiền đếm thực tế khi kết ca — từ đó hệ thống tự phát hiện ca nào thừa hay thiếu tiền, giúp minh bạch và tránh thất thoát.

[PHÂN BIỆT]

"Ca làm việc" trong mục này là ca thu ngân tại điểm bán (POS) — phục vụ đối soát tiền mặt. Không nhầm với ca chấm công (giờ vào/giờ ra) ở mục Chấm công & Lộ trình.

1. Ca làm việc là gì?​

Một ca là khoảng thời gian từ lúc thu ngân mở ca (bắt đầu nhận tiền) đến lúc đóng ca (kết thúc, đếm tiền). Trong một ca, mọi giao dịch tiền mặt đều được gắn vào ca đó:

1
Mở ca
Đầu giờ làm: đếm tiền mặt có sẵn trong két và khai báo làm Tiền đầu ca.
2
Bán hàng trong ca
Mọi hóa đơn, hoàn tiền, thu/chi lặt vặt được hệ thống tự cộng dồn vào ca.
3
Đóng ca
Cuối giờ: đếm tiền thực tế trong két. Hệ thống so với số dự kiến để tìm chênh lệch.

2. Các khái niệm quan trọng​

Hiểu đúng các con số này giúp bạn đọc mọi màn hình ca dễ dàng:

Thuật ngữÝ nghĩa
Tiền đầu caSố tiền mặt có trong két lúc bắt đầu ca (do thu ngân đếm và khai báo).
Thu lặt vặtTiền mặt thu thêm ngoài bán hàng (VD: khách trả nợ, tiền lẻ thối lại...).
Chi lặt vặtTiền mặt chi ra khỏi két (VD: trả phí ship, mua đồ vặt cho cửa hàng...).
Dự kiến tồn quỹ (Kỳ vọng)Số tiền mặt đáng lẽ phải có = Đầu ca + Bán hàng tiền mặt − Hoàn tiền + Thu lặt vặt − Chi lặt vặt. Do hệ thống tự tính.
Thực tếSố tiền mặt đếm được thật trong két lúc đóng ca (do thu ngân nhập).
Chênh lệch= Thực tế − Dự kiến. Cho biết ca khớp, thừa hay thiếu.
ThừaChênh lệch > 0: đếm được nhiều hơn dự kiến.
ThiếuChênh lệch < 0: đếm được ít hơn dự kiến (cần kiểm tra nguyên nhân).
[CÔNG THỨC TỒN QUỸ DỰ KIẾN]

Dự kiến tồn quỹ = Tiền đầu ca + Bán hàng (tiền mặt) − Hoàn tiền (tiền mặt) + Thu lặt vặt − Chi lặt vặt.

Chỉ tính tiền mặt — các khoản thanh toán qua thẻ/chuyển khoản không nằm trong tồn quỹ tiền mặt.

3. Các màn hình liên quan​

Tính năng gồm 3 màn hình, mỗi màn hình một vai trò:

1
Quản lý ca
Mở ca, thu/chi lặt vặt, xem tổng quan tiền mặt và đóng ca. Đây là màn hình thao tác chính của thu ngân.
2
Lịch sử ca
Danh sách mọi ca đã mở/đóng kèm tiền đầu ca, cuối ca và chênh lệch của từng ca.
3
Đối soát ca
Báo cáo tổng hợp nhiều ca theo kỳ (hôm nay / 7 ngày / tháng này) cho quản lý — chỉ xem, không thao tác.

4. Quy trình một ngày làm việc​

  1. Đầu ca → Mở màn hình Quản lý ca → nhập Tiền mặt đầu ca → bấm Mở ca.
  2. Trong ca → Bán hàng bình thường; khi có tiền phát sinh thì bấm Thu lặt vặt / Chi lặt vặt.
  3. Cuối ca → Đếm tiền trong két → bấm Đóng ca → nhập Số tiền mặt thực tế → hệ thống báo khớp / thừa / thiếu.
  4. Xem lại → Vào Lịch sử ca để xem từng ca; quản lý vào Đối soát ca để tổng hợp theo kỳ.
[LƯU Ý QUAN TRỌNG]

Mỗi thu ngân chỉ nên có một ca đang mở tại một thời điểm. Hãy đóng ca cũ trước khi mở ca mới để số liệu tiền mặt không bị lẫn giữa các ca.

Xem thêm​